Конференциями принято называть большие собрания специалистов по обсуждению заранее заявленных проблем. В ходе конференции участники получают большой объём тематической информации, имеют возможность выступить с докладами и участвовать в обсуждениях и прениях. Продуктивность работы конференции во многом определяется правильной организацией. Хорошо организовать конференцию непросто, такие мероприятия, как правило, имеют достаточно масштабный формат – число участников достигает 100 и более человек, а время проведения – трёх дней.
От тщательно проделанной подготовительной организационной работы зависит, насколько успешной будет конференция и вызовет ли обсуждаемая информация неподдельный интерес участников и гостей. Организаторы конференции всегда уделяют большое внимание подготовительному процессу. Конференция, прошедшая без сбоев и организационных накладок, способствует росту рейтинга устроителей.
Для успеха конференции важно правильно определить и сформулировать её тему. Чем актуальнее тема, тем на большую активность участников могут рассчитывать устроители. Если конференции по подобной тематике уже проводились, то стоит проанализировать ход и итоги тех мероприятий. Интерес участников, несомненно, вызовут темы, предполагающие столкновения различных позиций.
Выбирая помещение для проведения конференции, следует ориентироваться на количество приглашённых с учётом возможного появления в зале незваных гостей и представителей прессы. Если планируется, что в конференции будет участвовать 100 человек, то зал на 130 мест будет в самый раз. Заключая договор об аренде зала, нужно заранее проверить, как работает оборудование, и обратить внимание на то, чтобы рядом с местом проведения конференции была расположена гостиница.
Время проведения конференции лучше всего выбрать такое, чтобы заявленная тематика была особенно актуальной. К примеру, если речь на конференции пойдёт о внесении изменений в действующее законодательство, то будет неплохо приурочить её проведение к моменту вступления новых норм в законную силу.
Правильное определение целевой аудитории и своевременное оповещение заинтересованных лиц о месте и дате проведения мероприятия является одним из залогов успешной работы конференции. Сообщение о проведении конференции стоит продублировать по различным информационным каналам. Нежелательно, чтобы время проведения вашей конференции совпало с другими мероприятиями со схожей тематикой.
Устроителям конференции необходимо позаботится о чётком плане предполагаемых мероприятий. Каждому событию конференции должны быть отведено определенное время, такое, чтобы не возникало ненужных пауз, но и чтобы мероприятия, общие для всех участников, не накладывались одно на другое. План конференции должен быть гибким, чтобы при возникновении сбоев плавное течение конференции не прерывалось.
Организация конференций: несколько советов
В штабе организаторов конференции должно быть установлено чёткое распределение обязанностей. Не должно быть ситуаций, когда, к примеру, за исправность технического оборудования отвечает сразу двое, а за подготовку печатных материалов – никто.
Важную роль в деле достойного проведения конференции играет предварительная работа с докладчиками по основным вопросам. Доклады должны полностью соответствовать заявленной тематике конференции, быть яркими и не слишком продолжительными.
Человек, ведущий конференцию (спикер), должен иметь опыт подобной работы, чтобы удерживать ход обсуждений в рамках объявленной темы. Спикер действует на основании временных параметров, заложенных в план проведения конференции.
Дополнительную значимость конференции придаёт высокий статус и профессиональный уровень приглашённых экспертов.
Ничто не должно выпасть из поля зрения устроителей конференции: ни высокие по качеству раздаточные материалы, ни бланки регистрации, ни развлекательная часть и отдых для участников. Смета конференции обычно составляется с некоторым зазором – до 20% - на случай непредвиденных обстоятельств.
Итак, успех во многом зависит и чёткой и продуманной организации конференции. Поэтому мы советуем не стоит превращать конференцию в экстренный сбор, подготовку к мероприятию надо начинать заблаговременно – за 4-5 месяцев до даты открытия.