Главная | Энциклопедия | Как сделать?

   ЭНЦИКЛОПЕДИЯ


Как организовать конференцию

На печать

Конференциями принято называть большие собрания специалистов по обсуждению заранее заявленных проблем. В ходе конференции участники получают большой объём тематической информации, имеют возможность выступить с докладами и участвовать в обсуждениях и прениях. Продуктивность работы конференции во многом определяется правильной организацией. Хорошо организовать конференцию непросто, такие мероприятия, как правило, имеют достаточно масштабный формат – число участников достигает 100 и более человек, а время проведения – трёх дней.

От тщательно проделанной подготовительной организационной работы зависит, насколько успешной будет конференция и вызовет ли обсуждаемая информация неподдельный интерес участников и гостей. Организаторы конференции всегда уделяют большое внимание подготовительному процессу. Конференция, прошедшая без сбоев и организационных накладок, способствует росту рейтинга устроителей.

Для успеха конференции важно правильно определить и сформулировать её тему. Чем актуальнее тема, тем на большую активность участников могут рассчитывать устроители. Если конференции по подобной тематике уже проводились, то стоит проанализировать ход и итоги тех мероприятий. Интерес участников, несомненно, вызовут темы, предполагающие столкновения различных позиций.

Выбирая помещение для проведения конференции, следует ориентироваться на количество приглашённых с учётом возможного появления в зале незваных гостей и представителей прессы. Если планируется, что в конференции будет участвовать 100 человек, то зал на 130 мест будет в самый раз. Заключая договор об аренде зала, нужно заранее проверить, как работает оборудование, и обратить внимание на то, чтобы рядом с местом проведения конференции была расположена гостиница.

Время проведения конференции лучше всего выбрать такое, чтобы заявленная тематика была особенно актуальной. К примеру, если речь на конференции пойдёт о внесении изменений в действующее законодательство, то будет неплохо приурочить её проведение к моменту вступления новых норм в законную силу.

Правильное определение целевой аудитории и своевременное оповещение заинтересованных лиц о месте и дате проведения мероприятия является одним из залогов успешной работы конференции. Сообщение о проведении конференции стоит продублировать по различным информационным каналам. Нежелательно, чтобы время проведения вашей конференции совпало с другими мероприятиями со схожей тематикой.

Устроителям конференции необходимо позаботится о чётком плане предполагаемых мероприятий. Каждому событию конференции должны быть отведено определенное время, такое, чтобы не возникало ненужных пауз, но и чтобы мероприятия, общие для всех участников, не накладывались одно на другое. План конференции должен быть гибким, чтобы при возникновении сбоев плавное течение конференции не прерывалось.
Организация конференций: несколько советов

В штабе организаторов конференции должно быть установлено чёткое распределение обязанностей. Не должно быть ситуаций, когда, к примеру, за исправность технического оборудования отвечает сразу двое, а за подготовку печатных материалов – никто.

Важную роль в деле достойного проведения конференции играет предварительная работа с докладчиками по основным вопросам. Доклады должны полностью соответствовать заявленной тематике конференции, быть яркими и не слишком продолжительными.

Человек, ведущий конференцию (спикер), должен иметь опыт подобной работы, чтобы удерживать ход обсуждений в рамках объявленной темы. Спикер действует на основании временных параметров, заложенных в план проведения конференции.

Дополнительную значимость конференции придаёт высокий статус и профессиональный уровень приглашённых экспертов.

Ничто не должно выпасть из поля зрения устроителей конференции: ни высокие по качеству раздаточные материалы, ни бланки регистрации, ни развлекательная часть и отдых для участников. Смета конференции обычно составляется с некоторым зазором – до 20% - на случай непредвиденных обстоятельств.

Итак, успех во многом зависит и чёткой и продуманной организации конференции. Поэтому мы советуем не стоит превращать конференцию в экстренный сбор, подготовку к мероприятию надо начинать заблаговременно – за 4-5 месяцев до даты открытия.

по материалам сайта ВсеОтветы.ру

Дата: 01.10.2009
Просмотров: 8674
Рейтинг: 0






Комментарии:

Pavel | 18.12.2010 21:39

Пригласить на корпоратив можно с помощью сайта www.events-x.com. Составить список гостей, разослать приглашения и получить ответ


Рейтинг: 0 

Светлана | 01.12.2011 09:34

Корпоратив и конференция - это совсем не одно и тоже. В первом случае цель - отдых и празднование, во втором - обсуждение рабочих вопросов.


Рейтинг: 0 

Оставьте свой комментарии:
Ваше имя*: 
Комментарий*: 
Введите ответ цифрой*:  6-1=
Забыли пароль?
Вы действительно хотите выйти?